Spesen und Auslagen auf der Rechnung: richtig weiterberechnen ohne Fehler

Zwei Stunden Zugfahrt, eine Übernachtung im Hotel, zwei Prints bei der Druckerei: Wer für Kunden arbeitet, trägt oft Auslagen vor. Die Frage ist, wie diese sauber auf die Rechnung kommen — ohne die Steuerkorrektheit zu verletzen und ohne den Kunden zu verärgern. Dieser Artikel zeigt die Spielregeln.

Was überhaupt weiterberechnet werden darf

Grundsatz: Alles, was vertraglich vereinbart wurde und im Zusammenhang mit dem Auftrag steht. Ohne Vereinbarung gilt die Üblichkeit — bei Offerten-Kunden steht der Spesenkatalog idealerweise gleich mit drin. Typische weiterberechenbare Positionen:

Die zwei Konstruktionen: Weiterberechnung vs. Durchlaufposten

Die Abgrenzung ist steuerlich relevant:

• Echte Weiterberechnung: Sie kaufen die Leistung im eigenen Namen ein und liefern sie (mit-)an den Kunden weiter. Die Auslage ist Teil Ihrer eigenen Leistung und wird mit Ihrer Rechnung inkl. MWST abgerechnet — sofern Sie mwst-pflichtig sind.
• Durchlaufposten (Passierenlassen): Sie kaufen im Namen und auf Rechnung des Kunden ein (etwa eine Zugfahrkarte, die der Kunde bezahlen würde). Die Kosten erscheinen dann ohne MWST-Zuschlag als reine Durchlaufer. Diese Konstruktion ist eng auszulegen; bei Tickets und ähnlichen Kundenauslagen ist sie gängige Praxis.

Für die meisten Freelancer gilt in der Praxis: Auslagen als eigene Rechnungspositionen mit MWST ausweisen, wenn die Auslage Teil der eigenen Leistung ist. Die formale Einordnung im Detail erklärt auch der Ratgeber Was muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten? — denn auch Spesenpositionen folgen den allgemeinen Pflichtangaben.

Spesen korrekt auf der Rechnung ausweisen

Eine saubere Spesenabrechnung im Rechnungsteil sieht so aus:

Honorar Beratung, 8 Std. à CHF 140.00              CHF 1'120.00
Fahrt Zürich–Bern 2. Kl., 12.08.2026                  CHF 100.00
Parkhaus Bahnhof Bern, 12.08.2026                      CHF 18.00
MWST 8.1 % auf CHF 1'238.00                            CHF 100.28
                                                     -------------
Total                                               CHF 1'338.28

Drei Regeln:

1. Jede Position datieren und benennen — «Spesen pauschal» ohne Erläuterung wirkt unseriös und provoziert Rückfragen.
2. Belege bereithalten — nicht automatisch mitsenden, aber auf Verlangen innert kurzer Frist nachliefern können.
3. Währung und Format konsistent halten — dieselbe Währung wie das Honorar, dieselbe Darstellung.

Pauschalen: der Pragmatismus-Hebel

Statt jeden Beleg zu sammeln, arbeiten viele erfahrene Selbständige mit Pauschalen — vereinbart in der Offerte oder den AGB:

• km-Pauschale für Privatwagen (üblich in der Grössenordnung der arbeitsrechtlichen Referenzwerte, z. B. CHF 0.70–0.80 pro km)
• Verpflegungspauschale pro Mahlzeit bei Halbtages- und Ganztageseinsätzen
• Pauschale Überzeit-/Bereitschaftspauschalen bei bestimmten Engagement-Formen
• Übernachtungspauschale je nach Stadt und Standard

Der Vorteil: keine Belegverwaltung, keine Diskussion über Einzelposten. Der Nachteil: Pauschalen müssen gedeckt sein — wer systematisch über den tatsächlichen Kosten liegt, riskiert bei Geschäftskunden Vertrauen und bei der Steuererklärung Nachfragen. Wie Sie Pauschalen und Aufwände von Anfang an ins Angebot einbauen, zeigt die Anleitung Offerte schreiben in der Schweiz.

Die häufigsten Fehler

• Spesen ohne Vereinbarung auf die Rechnung geblendet: Der Kunde darf sich weigern, wenn nichts vereinbart wurde.
• Vermischung privat/geschäftlich: Auslagen klar trennen — die Privat-/Geschäftstrennung beginnt bei den Belegen. Wie das Zusammenspiel mit Entnahmen und dem Privat-Konto funktioniert, beschreibt der Ratgeber zu Privatentnahmen in der Einzelfirma auf gründer-schweiz.ch.
• Aufschlag auf Einkaufspreise ohne Kennzeichnung: Auslagen mit Gewinnaufschlag müssen als eigene Leistung deklariert (und versteuert) werden, nicht als «Spesen».
• Fehlende Belege bei Steuerprüfung: Spesenbelege gehören mit den Buchhaltungsbelegen archiviert — die Aufbewahrungspflicht gilt auch hier. Das Zusammenspiel von Belegen und Buchhaltung behandelt der Guide zu Debitoren und Kreditoren auf buchhaltung-für-selbständige.ch.
• Auslandsrechnungen mit falschem MWST-Vermerk: Bei Leistungen mit Leistungsort im Ausland darf keine Schweizer MWST auf den Auslagen stehen. Die Grundlagen dazu stehen im Ratgeber Rechnung auf Englisch stellen.

Spesen im Preis mitdenken

Der strategisch sauberste Weg ist oft, typische Auslagen von Anfang an im Stundensatz oder im Projektpreis zu berücksichtigen — und nur echte Grossauslagen (Reisen, Drittlizenzen) separat weiterzubelasten. Weniger Rechnungspositionen, weniger Diskussionen, planbarere Margen. Wie Sie einen tragfähigen Stundensatz rechnen, zeigt der Rechner zum Stundensatz für Freelancer.

Quellen

• ESTV: Information zur Mehrwertsteuer — Auslagen
• Art. 26 MWSTG (Rechnungsstellungen)