Rechnung auf Englisch schreiben in der Schweiz: Vorlage, Begriffe und MWST

Die kurze Antwort: Ja, Sie dürfen in der Schweiz eine Rechnung auf Englisch stellen. Das Gesetz schreibt keine Rechnungssprache vor — entscheidend sind die Pflichtangaben, nicht die Sprache. Für Freelancer mit internationalen Kunden oder englischsprachigen Auftraggebern in der Schweiz stellt sich daher weniger die Frage nach dem Ob, sondern nach dem Wie: korrekte Begriffe, saubere MWST-Behandlung und ein Zahlteil, der auch funktioniert.

Die Vorlage oben können Sie direkt herunterladen und anpassen.

Ist eine Rechnung auf Englisch in der Schweiz gültig?

Weder das Obligationenrecht noch das Mehrwertsteuergesetz verlangen eine bestimmte Sprache für Rechnungen. Eine Rechnung auf Englisch, Französisch, Italienisch oder jeder anderen Sprache ist gültig, solange sie die üblichen Anforderungen erfüllt. Für MWST-pflichtige Freelancer heisst das konkret: Die Angaben, die eine Rechnung als Beleg tauglich machen, müssen vorhanden und verständlich sein.

Welche Angaben das sind, haben wir ausführlich in Was muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten? beschrieben. Kurz zusammengefasst:

• Name und Adresse des Leistungserbringers
• Name und Adresse des Kunden
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung mit Menge und Preis
• Betrag und Währung
• bei MWST-Pflicht: UID mit MWST-Zusatz, Steuersatz und Steuerbetrag
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Zwei Punkte verdienen bei englischen Rechnungen besondere Aufmerksamkeit. Erstens: Die UID-Nummer (z. B. CHE-123.456.789 MWST) bleibt unverändert, sie wird nicht übersetzt. Zweitens: Für die eigene Buchhaltung und eine allfällige MWST-Kontrolle sollte die Leistungsbeschreibung so klar sein, dass sie auch für die Steuerverwaltung nachvollziehbar ist. Englisch ist dafür in der Praxis unproblematisch.

Die wichtigsten Rechnungsbegriffe: Deutsch–Englisch

Die häufigsten Fehler auf englischen Rechnungen sind keine Rechtsfehler, sondern Übersetzungsfehler. Diese Tabelle deckt die Standardbegriffe ab:

Zwei Klassiker, die Sie vermeiden sollten: „Bill” statt „Invoice” (Bill ist umgangssprachlich bzw. für Konsumentenrechnungen) und „MWST” unübersetzt auf einer sonst englischen Rechnung stehen zu lassen. Schreiben Sie „VAT 8.1%”, nicht „MWST 8.1%“.

MWST: Auslandskunde oder Schweizer Kunde?

Die Sprache der Rechnung ändert nichts an der MWST-Logik — aber die Konstellation dahinter oft schon. Zwei Fälle sind zu unterscheiden:

Englische Rechnung an einen Schweizer Kunden

Sitzt Ihr Kunde in der Schweiz, gilt die normale Schweizer MWST-Logik. Sind Sie MWST-pflichtig (ab CHF 100’000 weltweitem Jahresumsatz), weisen Sie die Steuer aus: Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8% (Sätze seit 1.1.2024). Auf der englischen Rechnung erscheint das als „VAT 8.1%” mit Betrag.

Englische Rechnung an einen Kunden im Ausland

Bei Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland gilt in vielen Fällen das Empfängerortsprinzip: Der Leistungsort liegt beim Kunden, die Leistung unterliegt dann nicht der Schweizer MWST. Typische Freelancer-Leistungen wie Beratung, Softwareentwicklung, Design oder Übersetzungen fallen häufig darunter. Auf der Rechnung weisen Sie in diesem Fall keine Schweizer MWST aus; ein Hinweis wie „VAT not applicable — place of supply outside Switzerland” schafft Klarheit.

Wichtig: Es gibt Ausnahmen (etwa Leistungen mit Bezug zu Grundstücken oder Veranstaltungen vor Ort), und je nach Zielland können dort eigene Registrierungspflichten entstehen. Diese Einordnung ersetzt keine Steuerberatung — klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie regelmässig ins Ausland fakturieren.

Formulierungsbeispiel: komplette Rechnung auf Englisch

So kann der Textteil einer englischen Freelancer-Rechnung aussehen:

INVOICE

Anna Muster — Web Development
Musterstrasse 12, 8005 Zurich, Switzerland
VAT number: CHE-123.456.789 VAT

Bill to:
Acme Corp Ltd.
45 King Street
London EC2V 8AS, United Kingdom

Invoice number: 2026-041
Invoice date: 2 July 2026
Due date: 1 August 2026

Description                        Quantity   Unit price   Amount
Website redesign (project fee)     1          CHF 4,800.00 CHF 4,800.00
Additional development work        6 h        CHF 140.00   CHF 840.00

Subtotal                                                   CHF 5,640.00
VAT not applicable — place of supply outside Switzerland
Total amount due                                           CHF 5,640.00

Payment terms: Payment due within 30 days net.
Please transfer the amount to:
IBAN: CH93 0076 2011 6238 5295 7
Bank: Musterbank AG, 8001 Zurich, Switzerland
Reference: Invoice 2026-041

Thank you for your business.

Für einen MWST-pflichtigen Auftrag an einen Schweizer Kunden ersetzen Sie den MWST-Hinweis durch eine Steuerzeile, zum Beispiel: „VAT 8.1% — CHF 456.84”. Den strukturellen Aufbau einer Schweizer Rechnung mit allen Varianten finden Sie in Rechnung schreiben in der Schweiz.

QR-Rechnung: Der Zahlteil funktioniert auch bei englischen Rechnungen

Stellen Sie einem Schweizer Kunden eine englische Rechnung, sollten Sie trotzdem den QR-Zahlteil anhängen — Schweizer Buchhaltungen und Banking-Apps sind darauf eingerichtet. Die gute Nachricht: Der QR-Zahlteil ist standardisiert in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar. Eine englische Rechnung mit englischem Zahlteil („Payment part”) ist also vollständig konsistent möglich.

Beachten Sie dabei, dass für QR-Rechnungen seit dem 22. November 2025 die strukturierte Adresse verbindlich ist (Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in separaten Feldern). Details dazu in QR-Rechnung erstellen in der Schweiz.

Für Kunden im Ausland ist der QR-Zahlteil nutzlos — dort zählen IBAN, BIC/SWIFT und gegebenenfalls die Angabe, wer die Überweisungsspesen trägt (üblich: „shared costs” oder Vereinbarung im Vertrag).

Wann Software die bessere Lösung ist

Eine einmalige englische Rechnung erstellen Sie problemlos mit der Vorlage oben. Sobald Sie aber regelmässig in mehreren Sprachen fakturieren, wird die manuelle Pflege fehleranfällig: vergessene Übersetzungen, gemischte Sprachfragmente, falsche MWST-Zeilen.

Rechnungsprogramme mit mehrsprachigen Vorlagen lösen das strukturell. Magic Heidi und bexio können die Rechnungssprache pro Kunde oder pro Dokument umschalten — Begriffe, Zahlungsbedingungen und Zahlteil werden dann konsistent in der gewählten Sprache ausgegeben. Unsere Einschätzungen finden Sie im Magic Heidi Review und im bexio Review, die Marktübersicht im Vergleich.

Fazit

Eine Rechnung auf Englisch ist in der Schweiz rechtlich unproblematisch. Achten Sie auf drei Dinge: vollständige Pflichtangaben, korrekte englische Begriffe (Invoice, nicht Bill; VAT, nicht MWST) und die passende MWST-Behandlung je nach Sitz des Kunden. Für Schweizer Kunden gehört der QR-Zahlteil dazu — er existiert standardisiert auch auf Englisch. Wer regelmässig mehrsprachig fakturiert, fährt mit einem Rechnungsprogramm mit Sprachumschaltung ruhiger.

Quellen und Stand

Stand dieser Einordnung: Juli 2026.

• ESTV — Eidgenössische Steuerverwaltung, MWST-Grundlagen
• SIX — Spezifikationen QR-Rechnung
• Weitere Vorlagen und Muster: Vorlagen-Übersicht