Rechnung ohne MWST stellen: Die Befreiung nach Art. 4 MWSTG im Überblick

Viele Freelancer und junge Einzelunternehmen stellen in ihren ersten Jahren Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus. Das ist legal — aber nicht automatisch: Voraussetzung ist die formelle Befreiung von der MWST-Pflicht nach Art. 4 MWSTG. Dieser Artikel erklärt, wie die Befreiung funktioniert, was auf der Rechnung stehen muss und welche Konsequenzen der Verzicht auf die MWST hat.

Die Regel in Kürze

Wer im laufenden Kalenderjahr weltweit einen Umsatz von unter CHF 100’000 erzielt und nicht von Gesetzes wegen ausgenommen ist, kann sich auf Antrag von der MWST-Pflicht befreien lassen (Art. 4 Abs. 1 Bst. a MWSTG). «Weltweit» meint dabei alle Umsätze inklusive Auslandsgeschäfte.

Aspekt	Befreit (Art. 4 MWSTG)	MWST-pflichtig
MWST auf Rechnungen	kein Ausweis	8.1 % / 2.6 % / 3.8 % je nach Leistung
Vermerk auf der Rechnung	Befreiungshinweis empfohlen	UID, Satz, Betrag
Vorsteuerabzug	nein	ja
Abrechnung gegenüber ESTV	keine	jährlich oder halbjährlich (ISR) bzw. Quartal
Administration	minimal	Buchhaltung, Formular, Termine

Der Rechnungsvermerk: wie Sie die Befreiung dokumentieren

Auf der Rechnung befreiter Unternehmen entfallen die MWST-spezifischen Pflichtangaben (Steuerbetrag, Steuersatz, UID-Nummer des Rechnungsstellers kann entfallen, sofern keine Rechnung mit Steuerausweis gestellt wird). Bewährt hat sich ein klarer Hinweis im Fuss der Rechnung:

«Gemäss Art. 4 Abs. 1 Bst. a MWSTG von der Mehrwertsteuerpflicht befreit.»

Der Vermerk ist keine formale Pflicht, er beantwortet aber die häufigste Kundenfrage («Warum ist keine MWST drauf?») bevor sie gestellt wird — und wirkt professioneller als ein leeres Steuerfeld. Wie eine solche Rechnung konkret aufgebaut ist, zeigt der Artikel Was muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten?.

Der Haken: kein Vorsteuerabzug

Die Befreiung hat einen Preis. Befreite Unternehmen können keine Vorsteuer abziehen — die MWST auf Geschäftsauslagen wird zur endgültigen Kostenbelastung:

Laptop und Büroausrüstung: 8.1 % auf den Nettopreis
Software-Abos und Cloud-Dienste: 8.1 % laufend
Geschäftsmiete, Fahrtkosten, Weiterbildung: jeweils inkl. MWST

Faustregel: Liegt der Jahresvorsteuerbetrag nahe an der Ersparnis durch den Administrationsaufwand der MWST-Abrechnung, lohnt eine Grobrechnung — oder direkt die freiwillige Versteuerung (Art. 5 Abs. 1 MWSTG: die freiwillige Leistungspflicht ist auf Antrag möglich). Wer hohe Investitionen plant oder materialintensiv arbeitet, prüft die Versteuerung mit einer Steuerberatung.

Auch relevant für die Preisgestaltung: Ohne MWST sind Ihre Nettopreise zugleich Endpreise für Privatkunden. Wie Sie Stundensätze und Preise kalkulieren, damit das trägt, zeigt der Rechner zum Stundensatz für Freelancer.

Der Übergang bei CHF 100’000 Umsatz

Die Schwelle gilt pro Kalenderjahr, und zwar für den kumulierten Umsatz ab Jahresbeginn. Überschreiten Sie die Grenze im laufenden Jahr, entsteht die Steuerpflicht rückwirkend auf den 1. Januar desselben Jahres (Art. 10 Abs. 3 MWSTG).

Konkret bedeutet das:

Umsatz laufend im Blick behalten — monatlich, nicht erst im Dezember.
Bei Überschreiten: Anmeldung innert 30 Tagen beim MWST-Sekretariat.
Ab der Wirkung: alle Rechnungen mit MWST ausstellen; für das laufende Jahr gilt die Rückwirkung zum Jahresbeginn.
Preise anpassen: Entweder Nettopreise belassen (Kunden zahlen künftig mehr) oder reduziert und MWST ausgewiesen.

Der Übergang ist der heikelste Moment des Kleinunternehmerstatus. Viele unterschätzen, dass bereits vereinnahmte Umsätze zählen: Auch bar bezahlte Jobs, Auslandsumsätze und Entschädigungen fliessen in die Berechnung ein.

Rechnungspraxis im Detail

Drei Situationen aus der Praxis:

Privatkunde, befreiter Freelancer: Rechnung ohne MWST, mit Befreiungsvermerk. Der Kunde zahlt den ausgewiesenen Betrag.
Geschäftskunde, befreiter Freelancer: Gleiches Vorgehen — der Kunde kann keine Vorsteuer geltend machen, was für vorsteuerabzugsberechtigte Kunden neutral ist (kein Abzug, aber auch keine Belastung).
Befreiter Freelancer mit Auslandskunden: Auch Auslandsumätze zählen zur Schwelle. Die Leistung selbst ist bei Leistungsort Ausland nicht in der Schweiz steuerbar; die Rechnung erhält keinen Schweizer MWST-Ausweis. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung auf Englisch stellen.

Wie andere den Weg zur Befreiung organisieren, zeigt der Beitrag Rechnung ohne MWST stellen auf gratisrechnung.ch — dort liegt der Fokus auf der praktischen Abwicklung mit dem Generator.

Steuerstrategie im grösseren Kontext

Die Entscheidung für oder gegen die MWST-Pflicht ist Teil der Steuerstrategie. Wer Rückstellungen und Steuern im Blick behält, vermeidet böse Überraschungen — die Grundlagen dazu fasst der Guide Steuern für Selbständige in der Schweiz auf buchhaltung-für-selbständige.ch zusammen. Und wer gerade erst die Selbständigkeit anmeldet, findet die komplette Anleitung unter Selbständigkeit anmelden in der Schweiz — inklusive der Frage, welche Anmeldungen bei der ESTV nötig sind.

Quellen

Häufige Fragen

Darf ich einfach keine MWST ausweisen? +

Nur mit formeller Befreiung von der MWST-Pflicht. Zuständig ist das kantonale MWST-Sekretariat; ohne Antrag und Bewilligung sind Sie mwst-pflichtig, sobald die Umsatzschwelle erreicht ist. Die Befreiung nach Art. 4 Abs. 1 Bst. a MWSTG gilt für Unternehmen mit weltweit weniger als CHF 100'000 Jahresumsatz.

Was steht auf der Rechnung, wenn ich befreit bin? +

Alle üblichen Pflichtangaben ausser MWST-Satz und -Betrag. Zusätzlich empfiehlt sich ein Hinweis wie «MWST-gemäss Art. 4 Abs. 1 Bst. a MWSTG von der Steuerpflicht befreit», damit Ihre Kunden den fehlenden Ausweis einordnen können.

Kann ich als befreites Unternehmen Vorsteuer zurückholen? +

Nein. Befreite Unternehmen haben keinen Vorsteuerabzug — auf Auslagen, Software und Investitionen getragene MWST bleibt endgültiger Kostenbestandteil. Bei hohem Materialeinsatz oder Investitionen kann die freiwillige Versteuerung daher günstiger sein.

Was passiert, wenn ich die CHF 100'000 überschreite? +

Ab dem Moment, in dem der kumulierte Umsatz die Schwelle überschreitet, entsteht die Steuerpflicht — rückwirkend auf den Beginn des Kalenderjahres. Sie müssen innert 30 Tagen eine Anmeldung einreichen und ab dann MWST ausweisen. Planen Sie den Übergang früh, weil Preise angepasst werden müssen.

Lohnt sich die freiwillige Versteuerung trotz tiefem Umsatz? +

Kann sich rechnen, wenn Sie hohe Vorsteuern haben (Hardware, Fahrzeug, Lagermiete) oder Ihre Kunden überwiegend Unternehmen sind, die Vorsteuer abziehen können und den MWST-Aufschlag kaum wahrnehmen. Gegenüber Privatkunden macht die MWST Ihre Angebote hingegen teurer.