Magic Heidi vs. bexio: Welches Tool passt zu Schweizer Freelancern?

Die kurze Antwort: Magic Heidi ist die bessere Wahl für klassische Solo-Freelancer, die schnell, schlank und schweiznah fakturieren wollen. bexio ist stärker, sobald Rechnungen nur ein Teil eines breiteren Setups mit doppelter Buchhaltung, Bankabgleich, Team oder Treuhand-Nähe sind. Beide beherrschen QR-Rechnung und MWST. Der Unterschied liegt in Umfang, Tempo und Zielgruppe, nicht in der Schweizer Pflichtbasis.

Diese Einordnung gilt in beide Richtungen. Wer als Einzelperson nur Offerten, Rechnungen und Mahnungen braucht, zahlt bei bexio für Reserven, die nie genutzt werden. Wer umgekehrt schon heute mit zwei Mitarbeitenden arbeitet oder die komplette Buchhaltung im selben System führen will, stösst bei Magic Heidi an konzeptionelle Grenzen: Das Tool ist bewusst ohne Mehrbenutzer-Betrieb und ohne doppelte Buchhaltung gebaut.

Wenn Sie zuerst die ganze Marktübersicht wollen, ist der Rechnungssoftware-Vergleich Schweiz der bessere Einstieg.

Preisvergleich: Was kosten Magic Heidi und bexio?

Der Preisunterschied ist real, aber kleiner, als er auf den ersten Blick wirkt. Entscheidend ist, was Sie für den Preis tatsächlich brauchen. Die beiden Anbieter kalkulieren zudem unterschiedlich: Magic Heidi arbeitet mit einem einzigen Tarif, bexio mit vier Paketen, deren Umfang und Benutzerzahl gestaffelt sind.

Magic Heidi Preise

Es gibt genau einen Bezahltarif in zwei Zahlungsvarianten. Das macht die Kalkulation einfach: Entweder reicht die Gratis-Stufe zum Testen, oder Sie zahlen den vollen Umfang.

bexio Preise

Alle Preise exkl. MWST, Stand Juli 2026:

bexio bietet keinen dauerhaften Gratis-Tarif, aber eine kostenlose 30-Tage-Testphase.

Der ehrliche Preisvergleich: Im Jahresabo liegt Magic Heidi mit rund CHF 25 pro Monat unter bexio Basic mit CHF 35 (exkl. MWST). Der Abstand ist spürbar, aber nicht dramatisch. Deutlicher wird er, sobald Sie bei bexio in ein höheres Paket rutschen, weil Sie einen zweiten Benutzer oder mehr Funktionstiefe brauchen. Dann vergleichen Sie CHF 299 pro Jahr mit CHF 500 bis über CHF 800 pro Jahr. Umgekehrt gilt: Wenn Sie die Buchhaltungs- und Teamfunktionen von bexio tatsächlich nutzen, ersetzt das System mehr als nur ein Rechnungsprogramm, und der Aufpreis ist gerechtfertigt.

Vergleich nach Szenarien

Abstrakte Funktionslisten helfen wenig. Nützlicher ist die Frage, welches Tool in Ihrem konkreten Alltag besser funktioniert.

Szenario 1: Solo-Freelancer ohne MWST-Pflicht

Sie arbeiten allein, liegen unter der Umsatzgrenze von CHF 100’000 und schreiben eine überschaubare Zahl von Rechnungen pro Monat. Hier gewinnt Magic Heidi klar. Der Einstieg ist schnell, die Gratis-Stufe erlaubt einen echten Test ohne Zeitdruck, und Sie zahlen erst, wenn das Volumen wächst. Auch die QR-Rechnung, ohne die Schweizer Rechnungen heute unvollständig wirken, ist von der ersten Rechnung an Teil des normalen Ablaufs. bexio ist in diesem Szenario funktional problemlos, aber überdimensioniert: Sie würden für Buchhaltungstiefe und Prozessbreite zahlen, die im Alltag nicht vorkommen.

Szenario 2: Einzelfirma mit MWST

Sobald die MWST-Pflicht greift, brauchen Sie sauber ausgewiesene Sätze auf jeder Rechnung und eine verlässliche Grundlage für die Abrechnung. Beide Tools können das. Magic Heidi bildet die Schweizer MWST direkt im Rechnungsablauf ab und bleibt dabei schlank. bexio geht weiter und verbindet die MWST mit der eigentlichen Buchhaltung, was die Abrechnung gegenüber der Steuerverwaltung strukturierter macht. Wer die MWST-Abrechnung selbst oder mit minimaler Treuhand-Unterstützung erledigt, fährt mit Magic Heidi gut. Wer sie vollständig ins Buchhaltungssystem integrieren will, ist bei bexio besser aufgehoben.

Szenario 3: Belege und Ausgaben

Die Ausgabenseite wird oft unterschätzt. Magic Heidi hat hier für ein schlankes Tool ein starkes Argument: Der KI-Belegscan erfasst Quittungen und Rechnungen direkt in der App, auch unterwegs. Für Solo-Selbstständige, deren Belegchaos sonst in einem Schuhkarton endet, ist das im Alltag relevanter als jede Buchhaltungsfunktion. bexio deckt Belege ebenfalls ab und verbucht sie tiefer im System, verlangt dafür aber mehr Struktur und Einarbeitung. Für reine Belegdisziplin reicht Magic Heidi; für eine durchgängige Kreditorenverwaltung ist bexio die vollständigere Lösung.

Szenario 4: Wachsendes Team

Hier kippt der Vergleich eindeutig. Magic Heidi ist ein Ein-Personen-Werkzeug ohne Mehrbenutzer-Betrieb. Sobald eine zweite Person Rechnungen schreiben, Zahlungen prüfen oder Belege erfassen soll, ist das Tool nicht mehr die richtige Basis. bexio ist genau für diesen Übergang gebaut: Advanced mit zwei Benutzern ab CHF 42 pro Monat, Optima mit fünf Benutzern, dazu Rollen und gemeinsame Prozesse. Wenn Sie heute schon wissen, dass innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre jemand dazukommt, sparen Sie sich mit bexio einen späteren Systemwechsel.

Szenario 5: Buchhaltung und Treuhand-Übergabe

Magic Heidi führt keine doppelte Buchhaltung. Sie exportieren Ihre Daten und übergeben sie dem Treuhänder, der sie in seinem eigenen System verbucht. Das funktioniert für viele Einzelfirmen gut und hält die eigenen Kosten tief. bexio dreht das Modell um: Die Buchhaltung lebt im System, der Treuhänder arbeitet direkt darin mit, Bankabgleich und Abschlussarbeiten laufen an einem Ort. Fragen Sie im Zweifel Ihren Treuhänder, welches Setup er bevorzugt. Wenn die Antwort “Hauptsache saubere Exporte” lautet, spricht nichts gegen Magic Heidi. Wenn er direkten Systemzugriff will, ist bexio der natürlichere Weg.

Wechselpfade: Wenn Sie schon eines der Tools nutzen

Von bexio zu Magic Heidi

Der häufigste Grund für diesen Wechsel ist Überdimensionierung: Sie zahlen für eine KMU-Suite, nutzen aber nur Offerten, Rechnungen und Mahnungen. Der Wechsel ist dann unkompliziert. Schliessen Sie die laufende Abrechnungsperiode und offene Rechnungen in bexio ab, exportieren Sie Kunden- und Rechnungsdaten und legen Sie die Stammdaten in Magic Heidi neu an. Die Gratis-Stufe mit drei Rechnungen eignet sich als risikoloser Testlauf, bevor Sie das bexio-Abo kündigen. Eine breitere Einordnung möglicher Alternativen finden Sie unter bexio Alternative Schweiz: Welche Lösung passt besser zu Freelancern?.

Von Magic Heidi zu bexio

Der umgekehrte Weg wird aktuell, wenn Ihr Geschäft wächst: ein zweiter Benutzer, doppelte Buchhaltung, engere Treuhand-Integration oder Bankabgleich im System. Auch dieser Wechsel ist machbar, verlangt aber mehr Planung, weil Sie nicht nur Rechnungen migrieren, sondern eine Buchhaltungsstruktur aufbauen. Sinnvoll ist der Umstieg auf einen Jahres- oder Semesterbeginn, damit die Buchhaltung sauber startet. Nutzen Sie die 30-Tage-Testphase von bexio, um Kontenplan und Abläufe einzurichten, bevor Sie produktiv umstellen.

Beide Richtungen haben eines gemeinsam: Der Wechsel ist kein Drama, aber er kostet Zeit. Rechnungsnummern-Logik, Kundendaten und laufende MWST-Perioden verdienen dabei mehr Aufmerksamkeit als die Tool-Bedienung selbst. Wer das eigene Profil von Anfang an ehrlich einschätzt, wechselt seltener.

Fazit

Magic Heidi und bexio lösen unterschiedliche Probleme, und genau deshalb ist der Vergleich fair entscheidbar.

Magic Heidi gewinnt bei Tempo, Einfachheit und Preis für Solo-Freelancer: unbegrenzte Rechnungen und Offerten für CHF 299 pro Jahr, KI-Belegscan, QR-Rechnung, MWST und eine dauerhafte Gratis-Stufe zum Testen. Die Grenzen sind klar benannt: kein Mehrbenutzer-Betrieb, keine doppelte Buchhaltung.

bexio gewinnt bei Breite, Buchhaltung und Wachstum: von Basic mit einem Benutzer bis Ultimate mit 25 Benutzern deckt die Plattform den Weg von der Einzelfirma zum kleinen Unternehmen ab, inklusive Bankabgleich und Treuhand-Zusammenarbeit. Der Preis dafür ist mehr Komplexität und ein höheres Abo, das sich nur lohnt, wenn die Breite tatsächlich genutzt wird.

Die ehrliche Entscheidungsregel: Wollen Sie vor allem schnell und schlank fakturieren, ist Magic Heidi meist die bessere Wahl. Wollen Sie Ihre gesamte Administration mit Team und Buchhaltung in einem System bündeln, ist bexio die robustere Option. Die ausführlichen Einzelbewertungen finden Sie im Magic Heidi Review für Schweizer Freelancer und im bexio Review für Freelancer in der Schweiz.

Quellen und Stand

Stand dieses Vergleichs: Juli 2026. Grundlage sind die öffentlich sichtbaren Produkt-, Funktions- und Preisseiten der Anbieter. Massgeblich sind immer die aktuellen Angaben der Anbieter.

• Magic Heidi
• Magic Heidi Funktionen
• Magic Heidi Preise
• bexio Rechnungsprogramm
• bexio Pakete und Preise
• SIX: QR-Rechnung