smallinvoice Review: Lohnt sich das Schweizer Rechnungstool?

Kurzfazit

smallinvoice ist ein solides Schweizer Cloud-Tool für Rechnungen, Offerten und Auftragswesen mit fairem Einstiegspreis von CHF 15 pro Monat und einem echten Gratis-Paket, das allerdings keine QR-Rechnungen erstellt. Es lohnt sich vor allem für Selbständige und kleine Teams, die mehr als reine Faktura brauchen und Wert auf ein breites, schweiznahes Funktionsset legen. Für ganz schlanke Solo-Freelancer, die einfach schnell QR-Rechnungen schreiben wollen, ist Magic Heidi oft der direktere Einstieg.

Wenn Sie zuerst die Marktübersicht wollen, ist Rechnungssoftware für Freelancer in der Schweiz: Die besten Tools im Vergleich der passende Startpunkt.

Für wen geeignet, für wen nicht

smallinvoice positioniert sich zwischen einem reinen Rechnungsprogramm und einer vollen KMU-Suite. Das definiert ziemlich genau, für wen es passt.

Geeignet für:

• Selbständige und Einzelfirmen, die Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in einem durchgängigen Dokumentenfluss brauchen
• Kleine Teams bis etwa fünf Personen, die gemeinsam im selben System arbeiten wollen
• Betriebe mit Produkten und Lager, etwa kleine Handelsfirmen oder Werkstätten
• Nutzer, die ein Buchhaltungsmodul und Kreditorenverwaltung im selben Tool wollen, ohne gleich auf eine grosse Suite zu wechseln
• Dienstleister, die Projekte und Zeiterfassung direkt mit der Faktura verbinden möchten (im BUSINESS-Paket)

Weniger geeignet für:

• Solo-Freelancer, die ausschliesslich ein paar QR-Rechnungen pro Monat schreiben und keine Offerten, kein Lager und keine Kreditoren verwalten
• Nutzer, die ein komplett kostenloses Tool inklusive QR-Rechnung suchen, denn genau die fehlt im FREE-Paket
• Firmen, die eine tiefe, treuhandfähige Finanzbuchhaltung mit Bankabgleich als Kern brauchen und dafür eher zu bexio, CashCtrl oder Banana greifen
• Wer Zeiterfassung günstig will: bei smallinvoice ist sie erst im BUSINESS-Paket für CHF 45 pro Monat enthalten

Stärken im Detail

Durchgängiges Auftragswesen von der Offerte bis zur Mahnung

Die Kernstärke von smallinvoice ist der Dokumentenfluss. Sie erstellen eine Offerte, wandeln sie nach Zusage per Klick in eine Auftragsbestätigung oder direkt in eine Rechnung um und erzeugen bei Bedarf einen Lieferschein, ohne Positionen neu zu erfassen. Auch das Mahnwesen ist integriert: Überfällige Rechnungen lassen sich gestaffelt mahnen, mit eigenen Mahntexten und Fristen. Wer regelmässig Offerten schreibt, spart mit diesem Fluss spürbar Zeit gegenüber dem Kopieren zwischen Word-Vorlagen. Was in eine saubere Offerte gehört, haben wir in Offerte schreiben in der Schweiz zusammengefasst.

Breites Funktionsset in den höheren Paketen

Ab dem PROFESSIONAL-Paket kommen ein Buchhaltungsmodul, Kreditorenverwaltung und Lagerbewirtschaftung dazu. Das ist für ein Tool dieser Preisklasse bemerkenswert: Sie erfassen Lieferantenrechnungen als Kreditoren, behalten Lagerbestände bei Produktverkäufen im Blick und führen eine einfache Buchhaltung im selben System. Im BUSINESS-Paket ergänzen Zeiterfassung und Projektverwaltung das Bild, sodass Dienstleister erfasste Stunden direkt in Rechnungspositionen überführen können. smallinvoice deckt damit Aufgaben ab, für die sonst zwei oder drei separate Tools nötig wären.

Faire, transparente Preisstruktur mit monatlicher Abrechnung

Die Pakete sind klar geschnitten, monatlich abgerechnet und ohne Jahresvertrag. Der Einstieg mit QR-Rechnung kostet CHF 15 pro Monat, das ist im Schweizer Vergleich günstig für den gebotenen Umfang. Dass zusätzliche Benutzer im STARTER-Paket transparent mit CHF 10 pro Monat beziffert sind, statt einen Paketsprung zu erzwingen, ist kundenfreundlich. Und das FREE-Paket erlaubt es, das System mit echten Daten unbegrenzt lange zu testen, bevor Geld fliesst.

Seriendokumente und Auswertungen für wiederkehrende Abläufe

Ab STARTER erstellt smallinvoice Seriendokumente: Dieselbe Rechnung geht mit einem Durchlauf an viele Empfänger, etwa für Jahresbeiträge, Wartungspauschalen oder Abo-Leistungen. Wer bisher jeden Januar zwanzig identische Rechnungen von Hand kopiert hat, erledigt das damit in Minuten. Dazu kommt eine Umsatzstatistik, die Einnahmen nach Kunden und Zeiträumen aufschlüsselt. Das ersetzt kein Controlling, beantwortet aber die Alltagsfragen, welche Kunden den Umsatz tragen und wie das laufende Jahr im Vergleich zum Vorjahr steht, ohne Export in eine Tabellenkalkulation.

Etablierter Schweizer Anbieter mit API

smallinvoice ist seit Jahren im Schweizer Markt präsent, die Server-Infrastruktur und der Fokus sind auf die Schweiz ausgerichtet. Ab STARTER steht eine API zur Verfügung, mit der sich smallinvoice an Webshops, CRM-Systeme oder eigene Skripte anbinden lässt. Für technisch versierte Freelancer, die etwa Rechnungen automatisiert aus einem Bestellsystem erzeugen wollen, ist das ein echter Pluspunkt, den viele gleich teure Tools nicht bieten.

Schwächen und Grenzen

Die grösste Schwäche des FREE-Pakets ist zugleich die relevanteste für Schweizer Nutzer: Es erstellt keine QR-Rechnungen. Da die QR-Rechnung seit 2022 der Standard-Einzahlungsteil in der Schweiz ist, taugt das Gratis-Paket in der Praxis nur zum Testen oder für Sonderfälle, etwa reine Auslandsfakturierung oder Rechnungen ohne Einzahlungsteil. Wer produktiv fakturieren will, landet faktisch bei STARTER für CHF 15 pro Monat. Das ist kein schlechter Preis, aber das Wort «gratis» sollte man richtig einordnen. Auch Buchhaltung und API fehlen im FREE-Paket, und das Belegtotal ist auf CHF 70’000 pro Jahr begrenzt.

Zweitens ist die Funktionsstaffelung an manchen Stellen unglücklich für Solo-Dienstleister: Die Zeiterfassung, für Freelancer mit Stundensätzen zentral, gibt es erst im BUSINESS-Paket für CHF 45 pro Monat, zusammen mit Projekten und fünf Benutzern, die ein Einzelkämpfer gar nicht braucht. Wer primär Stunden erfassen und verrechnen will, zahlt hier für viel Ungenutztes mit. Tools wie MILKEE bauen genau diesen Anwendungsfall günstiger.

Drittens verlangt das breite Funktionsset Einarbeitung. Kundenstamm, Produkte, Layouts, Nummernkreise und MWST-Einstellungen wollen einmal sauber aufgesetzt werden. Das ist kein Hexenwerk, aber der erste produktive Tag dauert bei smallinvoice länger als bei einem fokussierten Rechnungstool, bei dem Sie nach zehn Minuten die erste Rechnung verschicken.

Viertens bleibt das Buchhaltungsmodul ein Modul und kein vollwertiges Finanzbuchhaltungssystem. Für einfache Verhältnisse reicht es, aber wer eine tiefe, treuhandorientierte Buchhaltung mit ausgereiftem Bankabgleich als Herzstück sucht, vergleicht besser direkt CashCtrl, Banana oder bexio.

Preise im Detail

Stand Juli 2026, monatliche Abrechnung; massgeblich ist die Anbieterseite smallinvoice.ch.

Für die Einordnung: Der praktisch relevante Einstiegspreis für Schweizer Fakturierung ist CHF 15 pro Monat, denn erst STARTER enthält die QR-Rechnung. Damit liegt smallinvoice im günstigeren Drittel des Schweizer Markts, unterhalb von bexio und auf Augenhöhe mit anderen fokussierten Tools.

Der Sprung auf PROFESSIONAL für CHF 30 lohnt sich, sobald Sie Kreditoren erfassen, Lager führen oder das Buchhaltungsmodul nutzen wollen, oder sobald ein zweiter und dritter Benutzer dazukommt, denn dann ist das Paket günstiger als STARTER plus zwei Zusatzbenutzer. BUSINESS für CHF 45 rechnet sich hauptsächlich, wenn Zeiterfassung und Projekte im Alltag wirklich gebraucht werden oder das Team auf vier bis fünf Personen wächst.

Aufs Jahr gerechnet bedeutet das: CHF 180 für STARTER, CHF 360 für PROFESSIONAL und CHF 540 für BUSINESS. Für einen Freelancer mit einem Stundensatz von CHF 120 amortisiert sich STARTER also bereits, wenn das Tool pro Monat eine Viertelstunde Administrationsarbeit spart, eine Schwelle, die der Offerten-zu-Rechnung-Fluss und das integrierte Mahnwesen realistisch erreichen.

Positiv: Die monatliche Abrechnung ohne Jahresbindung hält das Risiko klein. Wer nach drei Monaten merkt, dass ein anderes Tool besser passt, kommt ohne Restlaufzeit heraus.

Schweiz-Fit: QR-Rechnung, MWST, CHF

Ab dem STARTER-Paket erstellt smallinvoice Schweizer QR-Rechnungen mit Einzahlungsteil, wahlweise mit QR-IBAN und QR-Referenz. Wichtig seit dem 22. November 2025: Adressen im Swiss QR Code müssen strukturiert übergeben werden, die kombinierte Adressform ist nicht mehr zulässig. smallinvoice bildet das über sauber getrennte Adressfelder im Kundenstamm ab; achten Sie beim Import bestehender Kundendaten darauf, Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in die richtigen Felder zu legen. Die Grundlagen dazu erklärt QR-Rechnung erstellen in der Schweiz.

Bei der Mehrwertsteuer unterstützt smallinvoice die aktuellen Schweizer Sätze, also 8.1% Normalsatz sowie den reduzierten Satz und den Sondersatz für Beherbergung, inklusive korrektem MWST-Ausweis auf der Rechnung. Wer nicht MWST-pflichtig ist, fakturiert schlicht ohne Steuer. Rechnungsbeträge laufen in CHF, Fremdwährungen sind für Auslandskunden möglich. Insgesamt ist der Schweiz-Fit ab STARTER ohne Einschränkung gegeben, nur eben nicht im Gratis-Paket.

Alternativen kurz eingeordnet

Die wichtigsten Alternativen im Überblick, die Vergleichstabelle unten zeigt die Eckdaten nebeneinander:

Magic Heidi ist die fokussierte Gegenthese zu smallinvoice: konsequent auf Solo-Freelancer und schnelle QR-Rechnungen zugeschnitten, dafür ohne Auftragswesen, Lager oder Kreditoren. Wer nur fakturiert, ist damit schneller produktiv; die Details stehen im Magic Heidi Review für Schweizer Freelancer.

MILKEE ist der Mittelweg für Dienstleister: Zeiterfassung und einfache Buchhaltung für Selbständige zu einem tieferen Preis, als sie bei smallinvoice (erst im BUSINESS-Paket) kosten. Für Stundenverrechner einen Blick wert, siehe MILKEE Review.

bexio ist die breitere KMU-Suite mit Buchhaltung, Bankabgleich und grossem Treuhänder-Netzwerk, dafür teurer. Wer die Firmenadministration durchgängig in einem System will und wachsen wird, vergleicht smallinvoice mit bexio.

Alle Optionen mit Preisen und QR-Fähigkeit nebeneinander finden Sie im Rechnungssoftware Vergleich Schweiz.

Fazit

smallinvoice ist eine solide Schweizer Lösung für alle, die mehr als reine Faktura brauchen: Offerten, Lieferscheine, Kreditoren, Lager und in der grössten Stufe Projekte samt Zeiterfassung, zu Preisen zwischen CHF 15 und CHF 45 pro Monat mit monatlicher Kündbarkeit. Der durchgängige Dokumentenfluss und die API sind echte Stärken, die transparente Preisstruktur ebenso.

Die Grenzen sind genauso klar: Das Gratis-Paket taugt ohne QR-Rechnung kaum für den Schweizer Alltag, die Zeiterfassung ist teuer einsortiert, und das Buchhaltungsmodul ersetzt keine tiefe Finanzbuchhaltung. Wer als Solo-Freelancer vor allem Tempo und Einfachheit sucht, ist mit einem fokussierten Tool wie Magic Heidi meist besser bedient. Wer das breitere Set aber wirklich nutzt, bekommt bei smallinvoice viel Funktionsumfang für vergleichsweise wenig Geld.

Quellen und Stand

Stand dieses Reviews: Juli 2026. Grundlage sind die öffentlich sichtbaren Produkt-, Funktions- und Preisseiten des Anbieters; massgeblich sind stets die aktuellen Angaben auf der Anbieterseite.

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