Wer darf in der Schweiz die einfache Buchhaltung führen?

Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr weniger als CHF 500'000 Umsatz erzielt haben. Sie müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Juristische Personen (GmbH, AG) sind immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Was ist die Milchbüechli-Rechnung?

Der umgangssprachliche Name für die einfache Buchhaltung: ein chronologisches Journal aller Einnahmen und Ausgaben plus eine Aufstellung der Vermögenslage am Jahresende. Die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben ergibt den Geschäftserfolg für die Steuererklärung.

Gibt es gratis Buchhaltung für die Einzelfirma?

Ja. Eine Excel-Vorlage für das Einnahmen-Ausgaben-Journal kostet nichts, die CashCtrl-Gratis-Version bietet sogar doppelte Buchhaltung mit QR-Rechnung für einen Benutzer, und Banana ist in der Gratis-Version mit begrenzter Zeilenzahl nutzbar.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Geschäftsbücher und Belege sind 10 Jahre aufzubewahren. Digitale Ablage ist zulässig, wenn die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können — ein sauber strukturierter PDF-Ordner pro Geschäftsjahr genügt in der Praxis.

Ab wann ist doppelte Buchhaltung Pflicht?

Ab CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr sowie generell für juristische Personen wie GmbH und AG. Freiwillig lohnt sich der Umstieg oft schon früher — etwa bei MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Umsatz oder wenn eine Bank aussagekräftige Abschlüsse sehen will.

Einfache Buchhaltung für die Einzelfirma: Was in der Schweiz wirklich Pflicht ist

Die gute Nachricht zuerst: Die meisten Schweizer Einzelfirmen brauchen keine doppelte Buchhaltung. Wer im letzten Geschäftsjahr unter CHF 500’000 Umsatz geblieben ist, darf die einfache Buchhaltung führen — im Volksmund die Milchbüechli-Rechnung. Dieser Artikel erklärt, was das Gesetz konkret verlangt, welche Gratis-Werkzeuge genügen und wo die einfache Buchhaltung an ihre Grenzen kommt.

Die Rechtsgrundlage: Art. 957 Abs. 2 OR

Das Obligationenrecht regelt die Buchführungspflicht zweistufig:

Wer	Pflicht
Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500’000 Umsatz	Aufzeichnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR)
Ab CHF 500’000 Umsatz sowie alle juristischen Personen (GmbH, AG)	Ordentliche Buchführung, also doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung

Massgeblich ist der Umsatz des letzten Geschäftsjahres, nicht der Gewinn. Und auch die einfache Buchhaltung muss den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung folgen: vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch. «Einfach» beschreibt also den Umfang der Aufzeichnungen — nicht deren Verbindlichkeit. Die Steuerbehörde stützt sich bei der Veranlagung auf genau diese Unterlagen; sind sie lückenhaft, darf sie den Erfolg nach Ermessen schätzen, und das fällt selten zu Gunsten der Steuerpflichtigen aus.

Was «einfach» konkret heisst

Einfach heisst nicht formlos. Drei Bausteine gehören dazu:

1. Das Journal

Ein chronologisches Verzeichnis aller Geschäftsvorfälle: pro Zeile eine Zahlung mit Datum, Beleg-Nummer, Beschreibung, Kategorie und Betrag als Einnahme oder Ausgabe. Am Jahresende gilt: Einnahmen minus Ausgaben = Geschäftserfolg, der in die Steuererklärung fliesst. Wie ein solches Journal aufgebaut ist, zeigt die Excel-Vorlage für die Buchhaltung im Detail.

2. Die Belege

Jede Journalzeile braucht einen Beleg — Rechnung, Quittung, Kassenzettel. Bewährt hat sich eine eindeutige Beleg-Nummer im Journal, die auf dem abgelegten Dokument wiederkehrt. Digitale Ablage ist zulässig, solange die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können.

3. Die Aufbewahrung: 10 Jahre

Geschäftsbücher und Belege sind 10 Jahre aufzubewahren. Ein digitaler Ordner pro Geschäftsjahr mit sauber benannten PDF-Dateien erfüllt das in der Praxis; Papierbelege scannen Sie am besten sofort, bevor sie verblassen.

Dazu kommt am Jahresende eine kurze Aufstellung der Vermögenslage: Bankkonto, Kasse, offene Kundenrechnungen, Geschäftsgeräte und allfällige Schulden.

Doppelte Buchhaltung: Pflicht ab wann — und wann freiwillig sinnvoll

Pflicht wird die doppelte Buchhaltung ab CHF 500’000 Umsatz sowie bei der Umwandlung in eine GmbH oder AG. Freiwillig früher umzusteigen lohnt sich in drei Situationen:

MWST-Pflicht: Ab CHF 100’000 Umsatz sind Sie mehrwertsteuerpflichtig (Normalsatz 8.1 %). Die Abrechnung gegenüber der ESTV lässt sich mit einer Software, die Vorsteuer und Umsatzsteuer automatisch verbucht, deutlich sicherer erledigen.
Aussagekraft: Bilanz und Erfolgsrechnung zeigen, wie das Geschäft wirklich läuft — relevant für Kreditgespräche, Investitionen oder den Vergleich über Jahre.
Wachstum absehbar: Wer auf die Umsatzgrenze zusteuert, wechselt besser ein Jahr zu früh als mitten im Geschäftsjahr.

Gratis Buchhaltung: drei Wege ohne Budget

Für die einfache Buchhaltung müssen Sie nichts ausgeben:

Excel-Journal: Die kostenlose Excel-Vorlage deckt Journal, Kategorien und Jahresauswertung ab — der Klassiker für das erste Geschäftsjahr.
CashCtrl Free: Wer gleich richtig buchen will, bekommt mit der Gratis-Version von CashCtrl eine vollwertige doppelte Buchhaltung inklusive QR-Rechnung für einen Benutzer.
Banana Gratis: Die Gratis-Version mit begrenzter Zeilenzahl eignet sich zum Kennenlernen der tabellenbasierten Buchhaltung; die Vollversion kostet danach CHF 89 pro Jahr.

Einen breiteren Marktüberblick mit Preisen und Grenzen der Gratis-Stufen bietet der Vergleich der Buchhaltungssoftware für die Schweiz.

Welcher Weg passt, hängt vom Naturell ab: Excel ist am schnellsten eingerichtet und völlig ausreichend, solange die Buchungszahl überschaubar bleibt. CashCtrl Free lohnt sich, wenn absehbar ist, dass Sie später ohnehin doppelt buchen — dann entfällt der Systemwechsel. Banana liegt dazwischen: tabellennah wie Excel, aber mit Buchhaltungslogik dahinter.

Typische Fehler in der einfachen Buchhaltung

Privat und Geschäft vermischt: Ohne separates Geschäftskonto wird das Journal zur Detektivarbeit. Ein eigenes Konto ist der wichtigste Einzelschritt.
Belege fehlen: Einträge ohne Beleg werden bei Nachfragen der Steuerbehörde gestrichen — im Zweifel zu Ihren Lasten.
Rechnungs- statt Zahlungsdatum: In der einfachen Buchhaltung zählt der Zahlungszeitpunkt. Wer Rechnungsdaten einträgt, verschiebt Erfolg zwischen Steuerjahren.
Nachtragen im Dezember: Ein Jahr Buchhaltung an einem Wochenende rekonstruieren ist der häufigste Grund für Lücken. Ein fixer Termin pro Monat genügt.
Vermögenslage vergessen: Das Gesetz verlangt neben Einnahmen und Ausgaben auch die Vermögenslage — die kurze Jahresend-Aufstellung gehört dazu.
MWST-Grenze aus den Augen verloren: Wer im Laufe des Jahres auf CHF 100’000 Umsatz zusteuert, sollte die Anmeldung bei der ESTV rechtzeitig klären — rückwirkende MWST-Aufrechnungen sind teuer und vermeidbar.

Übergabe an die Treuhand

Viele Einzelfirmen führen das Journal selbst und lassen die Steuererklärung von der Treuhand erstellen. Damit das günstig bleibt: Journal vollständig und chronologisch führen, Belege nach Beleg-Nummer ablegen, Kontoauszüge des Geschäftskontos beilegen. Treuhänder verrechnen nach Aufwand — jede Stunde Aufräumarbeit kostet mehr als ein Jahr Software. Wer der Treuhand direkten Zugriff geben will, wählt ein Tool mit Treuhänder-Zugang; die Unterschiede zwischen schlanker Faktura und echter Buchhaltung erklärt der Artikel Rechnungsprogramm vs. Buchhaltungssoftware.

Quellen und Stand

Stand dieses Artikels: Juli 2026. Rechtliche Grundlagen: Art. 957 ff. OR (Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht), einsehbar auf fedlex.admin.ch; MWST-Pflicht und Sätze gemäss ESTV. Angaben ohne Gewähr — für die konkrete Situation hilft die Treuhand.